Formulario del alumno con consentimientos
Un formulario en línea que rellenan las propias familias, con los datos del alumno y del contacto, tus preguntas y la aceptación de los documentos del club (RGPD). Cómo crearlo y enviarlo, dónde ver quién lo ha rellenado y el registro de consentimientos.
Para: gestor, familias
El formulario del alumno lo rellena la propia familia en línea: datos del alumno y de la persona de contacto, tus preguntas y la aceptación de los documentos del club. Las respuestas pasan directamente a la ficha del alumno, y cada aceptación queda en el Registro de consentimientos con la versión del documento, la hora, la dirección IP y el navegador. Es la prueba de consentimiento que exige el RGPD.
Quién puede
- Crear el formulario y exportar el registro: gestores y cargos superiores, desde la web.
- Invitar a rellenarlo: cualquier miembro del personal, para los alumnos que ve (web y app).
- Rellenarlo: las familias o el alumno adulto, en el navegador (desde la app, el formulario se abre en el navegador).
Crear el formulario
Abre Ajustes del club → Formulario del alumno (grupo Personas).
Texto de introducción: opcional, unas palabras del club encima del formulario.
Preguntas. El formulario siempre pide nombre y apellidos del alumno y nombre, apellidos y teléfono del contacto. Añade los campos del alumno que necesites (fecha de nacimiento, dirección, Certificado médico válido hasta, altura, peso…) y los del contacto, tus campos personalizados o una Pregunta nueva, que pasará a ser un campo de la ficha. Cada una tiene Obligatoria y Ayuda bajo la pregunta.
Documentos y consentimientos: lo que la familia debe aceptar:
- Consentimiento para tratar los datos del menor según la política de privacidad de Stanio Sport: el mismo que se da al entrar en el portal de familias; es la base del club para tratar los datos del menor, también los de salud;
- las Condiciones del servicio (contrato) del club;
- la Política de privacidad del club.
En los documentos del club, marca Pedir que se acepte y pega el Texto del documento o el enlace a tu web. Las casillas aparecen sin marcar: las marca la familia.
Pulsa Guardar formulario.
Cambiar el título, el texto o el enlace de un documento, añadir una pregunta obligatoria o marcar Pedir a todos que vuelvan a rellenar el formulario crea una versión nueva. A quien rellenó la anterior el formulario le queda desactualizado, y puedes pedirle que lo confirme otra vez.
Cómo reciben el formulario las familias
Enlace público para familias nuevas: activa El enlace está activo y elige el Estado del alumno nuevo (prueba o activo). Ponlo en la web del club o en redes: el formulario rellenado crea solo la ficha del alumno y su contacto.
Enlace personal para las familias que ya están en el club: el formulario se abre con lo que el club ya sabe. Se envía de dos maneras:
- a muchas a la vez, desde la tarjeta Invitar a rellenar de la página del formulario: filtros Sin rellenar, Desactualizado y equipo, y Enviar invitaciones;
- a una familia, desde la ficha del alumno: tarjeta Formulario del alumno → Invitar a rellenar (o Volver a enviar), Copiar enlace o Copiar mensaje.
La invitación llega a la app y al mensajero (si la familia tiene portal) y al correo del contacto principal. El enlace vale 30 días y funciona una sola vez. ¿Sin portal ni correo? Copia el enlace y envíalo tú, o Añadir un contacto →.
Para familias: rellenarlo
- Abre el enlace del mensaje o, en el portal, la tarjeta Necesita tu respuesta → Rellenar el formulario.
- Rellena los campos, abre cada documento (Abrir documento) y marca «He leído … y lo acepto.» Sin todas las casillas, el formulario no se envía.
- Pulsa Enviar formulario.
Quién lo ha rellenado y registro de consentimientos
- Arriba en la página del formulario ves cuántos están rellenados, desactualizados y sin rellenar; cada cifra abre la lista de alumnos con ese filtro, que también está en la propia lista (Formulario: todos).
- La ficha del alumno muestra el estado («Rellenado el …», «Desactualizado: …», «Sin rellenar»), los últimos formularios recibidos y el Registro de consentimientos: fecha, documento, versión, quién lo aceptó (nombre, teléfono, correo) y dirección IP.
- El registro de todo el club: Exportar registro de consentimientos en la página del formulario (un Excel con fecha, alumno, documento, versión, quién lo aceptó, teléfono, correo, dirección IP y navegador).
Cuando llega un formulario, los gestores y los entrenadores de los equipos del alumno reciben un aviso.
Consejos
- Para recordarlo a quien no lo ha rellenado, sirve un envío con Ficha con consentimientos → Sin rellenar.
- El enlace público está protegido contra el spam igual que el formulario de clase de prueba.
- El consentimiento para la foto va aparte: se da en la tarjeta Foto y documentos, consulta Foto y documentos del jugador.
Preguntas frecuentes
La familia ve «Este formulario ya está rellenado»
El enlace personal funciona una sola vez. Para cambiar algo, envía uno nuevo: Volver a enviar en la ficha del alumno.
¿Por qué un formulario está «desactualizado»?
El club cambió un documento, añadió una pregunta obligatoria o pidió a todos que lo rellenaran de nuevo. Invita a quienes lo tienen desactualizado y confirmarán la versión nueva.
¿Se puede firmar un documento?
No hay firma aparte: la prueba es la casilla marcada junto con su línea en el registro de consentimientos (quién, cuándo, qué versión, dirección IP y navegador).