Анкета учня зі згодами

Онлайн-анкета, яку родини заповнюють самі — дані учня й контактної особи, ваші запитання і згоди з документами клубу (GDPR). Як її скласти, надіслати, де видно, хто заповнив, і журнал згод.

Для кого: менеджер, батьки

Анкета учня — онлайн-форма, яку родина заповнює сама: дані учня й контактної особи, ваші запитання і згода з документами клубу. Відповіді одразу потрапляють у картку учня, а кожна згода записується в Журнал згод — з версією документа, часом, IP-адресою й браузером. Це доказ згоди, якого вимагає GDPR (RGPD).

Хто може

• Скласти анкету й вивантажити журнал згод — менеджер і вище, на сайті.
• Запросити заповнити — будь-хто з персоналу, для гравців, яких бачить (у вебі й застосунку).
• Заповнити — батьки або дорослий учень, у браузері (із застосунку анкета відкривається в браузері).

Скласти анкету

1. Відкрийте Налаштування клубу → Анкета учня (група «Люди»).

2. Вступний текст — за бажанням, кілька слів від клубу над анкетою.

3. Запитання. Ім'я та прізвище учня, ім'я, прізвище й телефон контактної особи анкета питає завжди. Додайте потрібні поля учня (дата народження, адреса, Медична довідка дійсна до, зріст, вага…) і контактної особи, свої додаткові поля або Нове запитання — воно стане полем картки. Для кожного — Обов’язкове й Підказка під запитанням.

4. Документи й згоди — що родина має прийняти:

   • Згода на обробку даних дитини за політикою конфіденційності Stanio Sport — та сама згода, що й під час входу в кабінет батьків; підстава для клубу обробляти дані дитини, зокрема про здоров'я;
   • Договір-оферта клубу;
   • Політика конфіденційності клубу.

   Для документів клубу позначте Просити прийняти і вставте Текст документа або посилання на нього на вашому сайті. Галочки в анкеті порожні: родина ставить їх сама.

5. Натисніть Зберегти анкету.

Зміна назви, тексту чи посилання документа, нове обов'язкове запитання або Попросити всіх заповнити анкету знову створюють нову версію анкети. У тих, хто заповнив попередню, анкета стає застарілою, і їх можна попросити підтвердити її ще раз.

Як родини отримують анкету

• Публічне посилання для нових родин — увімкніть Посилання працює й оберіть Статус нового учня (пробний чи активний). Поставте посилання на сайт клубу чи в соцмережі: заповнена анкета сама створює картку учня й контактну особу.

• Особисте посилання для родин, що вже в клубі, — анкета відкривається вже з тим, що клуб знає. Його надсилають двома способами:

  • усім одразу — картка Запросити заповнити на сторінці анкети: фільтри Хто не заповнив, У кого застаріла, команда, і Надіслати запрошення;
  • одній родині — у картці учня, картка Анкета → Запросити заповнити (або Надіслати ще раз), Копіювати посилання чи Копіювати повідомлення.

  Запрошення приходить у застосунок і месенджер (якщо в родини є кабінет) і на пошту основного контакту. Посилання діє 30 днів і спрацьовує один раз. Немає ні кабінету, ні пошти — скопіюйте посилання й надішліть самі, або Додати контакт →.

Батькам: заповнити

1. Відкрийте посилання з повідомлення або в кабінеті — картку Потрібна ваша відповідь → Заповнити анкету.
2. Заповніть поля, відкрийте кожен документ (Відкрити документ) і позначте «Я ознайомився(-лася) з документом … і приймаю його». Без усіх галочок анкету не надіслати.
3. Натисніть Надіслати анкету.

Хто заповнив і журнал згод

• Угорі сторінки анкети — скільки анкет заповнена, застаріла і не заповнена; кожне число відкриває список гравців з таким фільтром. У списку гравців є той самий фільтр Анкета.
• У картці учня — стан анкети («Заповнена …», «Застаріла: …», «Не заповнена»), останні надіслані анкети й Журнал згод: дата, документ, версія, хто прийняв (ім'я, телефон, пошта) і IP-адреса.
• Журнал згод усього клубу — кнопка Експорт журналу згод на сторінці анкети (файл Excel з датою, учнем, документом, версією, хто прийняв, телефоном, поштою, IP-адресою й браузером).

Коли анкету заповнили, менеджери й тренери команд учня отримують сповіщення «Анкету заповнено: …».

Поради

• Нагадати тим, хто не заповнив, зручно й розсилкою з фільтром Анкета зі згодами → Не заповнена.
• Від спаму публічне посилання захищене так само, як форма запису на пробне.
• Згода на фото — окрема: її дають у картці Фото й документи, див. Фото й документи гравця.

Часті питання

Батьки пишуть «Цю анкету вже заповнено»

Особисте посилання спрацьовує один раз. Щоб щось змінити, надішліть нове: Надіслати ще раз у картці учня.

Чому анкета стала «застарілою»?

Клуб змінив документ, додав обов'язкове запитання чи попросив усіх заповнити знову. Надішліть запрошення тим, у кого застаріла, — вони підтвердять нову версію.

Чи можна підписати документ?

Окремого підпису немає: доказом є позначена галочка разом із записом у журналі згод (хто, коли, яка версія, IP-адреса й браузер).