Заявки на пробне заняття

Як батьки самі записуються на пробне через форму на сайті клубу і як вести заявку далі — дзвінок, пробне, рішення — щоб ніхто не загубився.

Для кого: менеджер, власник, тренер

Заявка — це дитина, яка ще не займається, але батьки цікавляться. Заявки приходять самі з форми на сайті або ви додаєте їх вручну після дзвінка. Кожна проходить шлях Нова → Звʼязались → Пробне і закінчується статусом Прийшов або Відмова.

Хто може

Менеджер, супорт і власник. Тренери — теж, доки клуб не вимкнув Тренери бачать заявки в Налаштування клубу → Доступ.

Форма запису на сайт

Відкрийте Заявки. Унизу сторінки — блок Форма запису на сайт: посилання на форму, кнопки Копіювати й Відкрити і код для вставки форми на сайт клубу.
Поставте посилання в профіль Instagram, у Google Maps, на сайт клубу, у листівку з QR-кодом. Або вставте форму просто на сторінку сайту — кодом з того самого блоку.
Батьки заповнюють форму з телефона: своє ім'я й телефон, де їм зручно писати, ім'я дитини й рік народження, коментар — і погоджуються, щоб клуб з ними зв'язався.
Заявка з'являється в Заявки зі статусом Нова й джерелом Сайт.

Про кожну нову заявку з форми менеджери й власник одразу отримують сповіщення — у дзвіночку й push-ом на телефон (застосунок 1.5.0 і новіший); натисніть, щоб відкрити заявку. Заявку з дзвінка чи соцмереж додайте кнопкою + Додати заявку.

Вести заявку

Поговорили з батьками — натисніть → Звʼязались у списку.
Відкрийте заявку. У блоці Наступний крок виберіть Команда (за роком народження система підкаже, які підходять за віком) і Дата пробного — можна просто натиснути одне з найближчих тренувань команди.
Натисніть Записати на пробне. Дитина з'явиться в складі команди як гравець зі статусом «Пробний період», і тренер побачить її у відмітці відвідуваності. Якщо пробне не потрібне — Записати одразу, без пробного.
Після пробного виберіть результат:
- Залишається в клубі — гравець стає активним, а менеджер отримує задачу домовитися про абонемент чи оплату;
- Відмова — менеджери отримують сповіщення, а дитину прибирають з команди в архів;
- Ще одне пробне — інша дата чи інша команда;
- Повернути на «Звʼязались» — дитину прибирають зі складу, картка зберігається для наступного пробного.

Гравця створено з імені дитини в заявці. Якщо імені немає, система попросить його вписати: Дані заявки → Змінити.

Персональне пробне на обраний час

Якщо клуб веде персональні заняття й увімкнув Розклад на сайті (Налаштування клубу → Клуб), під розкладом груп є блок Персональні тренування: тренери, у яких задано Години для запису, і їхній вільний час на 2 тижні. Людина натискає час — відкривається форма з рядком «Ви обрали: … · тренер …» (його можна прибрати). Якщо цей час тим часом зайняли, форма попросить вибрати інший.

У такій заявці є Бажаний час, а в Наступний крок — кнопка Записати на персональне пробне на цей час. Вона робить те саме, що й звичайне пробне, але замість команди створює персональні заняття з цим тренером і заняття в обраний час. Тренер записує так лише до себе, менеджер — до будь-якого тренера. Якщо час уже зайнятий, система про це скаже — домовтеся про інший або запишіть на пробне в групу.

Повідомлення після пробного

Налаштування клубу → Після пробного — кілька кроків «через N днів після пробного» з готовими текстами. Якщо в заявці є email, лист піде сам. Якщо ні — той, хто веде заявку, отримає нагадування, а текст буде готовий у заявці: скопіювати й надіслати в месенджер. Повідомлення припиняються, щойно дитина залишилась або відмовилась.

У застосунку

Меню → Заявки: ті самі статуси, кнопка дзвінка й → Звʼязались просто зі списку.

Поради

Фільтр Хто веде показує Мої заявки або ті, що Без відповідального: так легко розподілити дзвінки.
До заявки можна додати задачу «передзвонити в четвер» — вона з'явиться в розділі Задачі.
Скільки заявок дійшло до занять і з яких джерел — у Звіти → Заявки.

Часті питання

Як з'явився гравець, якого ніхто не додавав?

Хтось натиснув Записати на пробне в заявці: гравець створюється автоматично, зі статусом «Пробний період». Після Відмова він іде в архів.

Тренер не бачить «Заявки»

У клубі вимкнено Тренери бачать заявки. Увімкнути може менеджер у Налаштування клубу → Доступ.

Як захистити форму від спаму?

Нічого робити не треба: форма відсіює ботів і обмежує кількість заявок поспіль.